1. Administrator danych
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
- dane techniczne połączenia, w tym adres IP przetwarzany w czasie połączenia, typ przeglądarki, czas i ścieżka żądania;
- losowy identyfikator sesji analitycznej, źródło wejścia, parametry UTM i zdarzenia wykonane na stronie, wyłącznie po zgodzie;
- dane zamówienia i płatności, takie jak adres e-mail, identyfikator transakcji, wybrany Pakiet, kwota i status płatności;
- dane kontaktowe przekazane w reklamacji lub wiadomości;
- dokument DOCX lub PDF oraz dane wpisane do porównania z APD, przetwarzane w celu wykonania Analizy;
- skrót techniczny wykorzystywany do ograniczenia liczby użyć kodu specjalnego, utworzony z danych połączenia i klucza serwera.
3. Cele, podstawy prawne i obowiązek podania danych
| Cel | Podstawa | Czy podanie jest konieczne |
|---|---|---|
| Wykonanie Analizy, dostarczenie raportu i obsługa zamówienia | wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO | tak, w zakresie potrzebnym do usługi |
| Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki podatkowe | obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO | tak, po zakupie |
| Obsługa reklamacji, bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń | obowiązek prawny lub prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO | zależnie od sprawy |
| Pomiar użycia strony i ulepszanie procesu | zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO | nie, odmowa nie ogranicza usługi |
Zgodę na analitykę można wycofać w dowolnym momencie przez „Ustawienia prywatności”. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
4. Przetwarzanie przesyłanych dokumentów
DOCX i PDF są odczytywane w pamięci procesu w celu wygenerowania wyniku. Aplikacja nie zapisuje treści dokumentu, danych APD ani nazwy pliku w bazie analitycznej. Raport powinien zawierać jedynie wynik techniczny, statystyki oraz ustalenia niezbędne do wykonania usługi.
Podstawowe kontrole i lokalne pytania do obrony nie wymagają wysyłania treści pracy do zewnętrznego modelu. Jeżeli funkcja rozszerzenia pytań przez AI jest dostępna, pozostaje domyślnie wyłączona i wymaga osobnej zgody. Po jej włączeniu do wskazanego użytkownikowi dostawcy trafiają wyłącznie tytuł oraz ograniczona lista nagłówków, nie cały plik DOCX. Użytkownik może zawsze pozostać przy trybie lokalnym bez utraty podstawowej funkcji.
Infrastruktura sieciowa i dostawca hostingu mogą przetwarzać dane niezbędne do obsługi połączenia oraz ochrony usługi. Dostawcą hostingu jest: .
Nie przesyłaj danych, które nie są potrzebne do kontroli dokumentu. Przed dodaniem pliku usuń zbędne dane szczególnych kategorii oraz dane osób trzecich, jeżeli nie masz podstawy do ich przetwarzania.
5. Odbiorcy danych i transfery
Dane mogą być powierzane dostawcy hostingu, operatorowi płatności, dostawcy poczty elektronicznej, księgowości oraz podmiotom wspierającym bezpieczeństwo i utrzymanie systemu, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji celu. Po uruchomieniu opcjonalnej funkcji AI jej dostawca, zakres danych, lokalizacja przetwarzania i właściwe zabezpieczenia zostaną wskazane w tym miejscu przed udostępnieniem funkcji użytkownikom.
Operatorem płatności jest: . Lista dostawców i ich lokalizacje musi zostać potwierdzona przed publikacją. Jeżeli dane miałyby trafić poza Europejski Obszar Gospodarczy, administrator zastosuje odpowiedni mechanizm prawny i poinformuje o dostępnych zabezpieczeniach.
Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.
6. Jak długo przechowujemy dane
- treść DOCX, PDF i dane APD: tylko przez czas bieżącego żądania Analizy, bez trwałego zapisu w bazie aplikacji;
- zdarzenia analityczne: przez okres ustawiony przez administratora, domyślnie 90 dni;
- dane zamówienia i rozliczeń: przez okres wymagany prawem podatkowym i rachunkowym;
- reklamacje i korespondencja: do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia;
- dane bezpieczeństwa i wykorzystania kodów: przez okres potrzebny do ochrony przed nadużyciami i rozliczenia kampanii.
Po upływie retencji dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Możesz też wycofać zgodę.
Żądanie wyślij na . Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Nie stosujemy decyzji wywołujących skutki prawne opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Status techniczny dokumentu jest informacją pomocniczą i nie decyduje o dopuszczeniu pracy przez uczelnię.
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy minimalizację danych, ograniczenie zakresu logów, kontrolę dostępu do panelu administratora, haszowanie kodów, limity żądań analitycznych oraz brak trwałego zapisu treści pracy w bazie. Przed publikacją serwis powinien działać wyłącznie przez HTTPS, z indywidualnymi sekretami produkcyjnymi, kopiami bezpieczeństwa i monitoringiem incydentów.
Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Podejrzenie incydentu zgłoś niezwłocznie na adres kontaktowy.
9. Użytkownicy niepełnoletni
Serwis jest przeznaczony dla osób przygotowujących dokument akademicki. Jeżeli Użytkownik nie ma zdolności do samodzielnego zawarcia danej umowy, powinien korzystać z serwisu za zgodą i przy udziale przedstawiciela ustawowego.
10. Aktualizacje dokumentu
Polityka może zostać zmieniona w razie zmiany funkcji, dostawców lub przepisów. Aktualna data obowiązywania jest widoczna na początku strony. Istotne zmiany dotyczące trwającej usługi zostaną zakomunikowane odpowiednim kanałem.