1. Administrator danych
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
- dane techniczne połączenia, w tym adres IP przetwarzany w czasie połączenia, typ przeglądarki, czas i ścieżka żądania;
- losowy identyfikator sesji analitycznej, źródło wejścia, parametry UTM i zdarzenia wykonane na stronie, wyłącznie po zgodzie;
- dane zamówienia i płatności, takie jak adres e-mail, identyfikator transakcji, wybrany Pakiet, kwota i status płatności;
- dane kontaktowe przekazane w reklamacji lub wiadomości;
- adresy nadawcy i odbiorcy, temat, treść, nagłówki i techniczne metadane dostarczenia wiadomości e-mail oraz załączniki, jeżeli zostały dodane przez nadawcę;
- dokument DOCX lub PDF oraz dane wpisane do porównania z APD, przetwarzane w celu wykonania Analizy;
- skrót techniczny wykorzystywany do ograniczenia liczby użyć kodu specjalnego, utworzony z danych połączenia i klucza serwera.
3. Cele, podstawy prawne i obowiązek podania danych
| Cel | Podstawa | Czy podanie jest konieczne |
|---|---|---|
| Wykonanie Analizy, dostarczenie raportu i obsługa zamówienia | wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO | tak, w zakresie potrzebnym do usługi |
| Wysyłka wiadomości transakcyjnych oraz obsługa korespondencji | wykonanie umowy, działania przed jej zawarciem lub prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | tak dla dostarczenia wiadomości lub udzielenia odpowiedzi |
| Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki podatkowe | obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO | tak, po zakupie |
| Obsługa reklamacji, bezpieczeństwo i dochodzenie roszczeń | obowiązek prawny lub prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO | zależnie od sprawy |
| Pomiar użycia strony i ulepszanie procesu | zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO | nie, odmowa nie ogranicza usługi |
Zgodę na analitykę można wycofać w dowolnym momencie przez „Ustawienia prywatności”. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
4. Przetwarzanie przesyłanych dokumentów
DOCX i PDF są odczytywane w pamięci procesu w celu wygenerowania wyniku. Aplikacja nie zapisuje treści dokumentu, danych APD ani nazwy pliku w bazie analitycznej. Pełny raport może pozostać w pamięci operacyjnej serwera maksymalnie przez 30 minut, aby umożliwić dokończenie aktywacji Pakietu; jest usuwany po odbiorze albo po upływie tego czasu przez cykliczny mechanizm czyszczący. Nie trafia do bazy ani kopii zapasowej.
Podstawowe kontrole i lokalne pytania do obrony nie wymagają wysyłania treści pracy do zewnętrznego modelu. Użytkownik może opcjonalnie włączyć rozszerzenie pytań przez Groq po udzieleniu osobnej zgody. Przekazujemy wtedy wyłącznie tytuł oraz maksymalnie 30 nagłówków, nigdy plik DOCX, pełną treść pracy, nazwę pliku ani dane APD. Użytkownik może zawsze pozostać przy trybie lokalnym bez utraty podstawowej funkcji.
Infrastruktura sieciowa i dostawca hostingu mogą przetwarzać dane niezbędne do obsługi połączenia oraz ochrony usługi. Dostawcą hostingu jest: .
Nie przesyłaj danych, które nie są potrzebne do kontroli dokumentu. Przed dodaniem pliku usuń zbędne dane szczególnych kategorii oraz dane osób trzecich, jeżeli nie masz podstawy do ich przetwarzania.
5. Odbiorcy danych i transfery
Dane mogą być powierzane dostawcy hostingu, operatorowi płatności, dostawcy poczty elektronicznej, księgowości oraz podmiotom wspierającym bezpieczeństwo i utrzymanie systemu, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji celu.
Dostawcą infrastruktury poczty transakcyjnej jest Resend, usługa Plus Five Five, Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Przy wysyłce potwierdzeń zamówienia i wiadomości technicznych Resend otrzymuje dane niezbędne do dostarczenia wiadomości, w szczególności adres nadawcy i odbiorcy, temat, treść zawierającą dane zamówienia lub link dostępu oraz metadane dostarczenia.
Jeżeli odbiór poczty dla adresów w domenie serwisu zostanie włączony w Resend, dostawca przetwarza także przychodzące adresy, nagłówki, temat, treść i załączniki. Serwis może wtedy pobrać wiadomość i jej załączniki przez API wyłącznie w celu przekazania ich do zewnętrznej skrzynki obsługi wybranej przez administratora. Dostawca tej skrzynki również otrzyma przekazywaną wiadomość i załączniki. Więcej informacji zawierają zasady odbioru wiadomości Resend.
Resend wskazuje, że jego podstawowe operacje przetwarzania odbywają się w Stanach Zjednoczonych. Zasady powierzenia, podwykonawców i transferów poza EOG określa DPA Resend, które przewiduje stosowanie standardowych klauzul umownych UE, gdy są wymagane. W zakresie danych konta i danych użycia Resend może działać jako odrębny administrator zgodnie ze swoją polityką prywatności. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających jest dostępna na stronie podwykonawców Resend.
Dostawcą opcjonalnego modelu AI jest Groq, Inc. Dane inference są przetwarzane w infrastrukturze w Stanach Zjednoczonych. Groq deklaruje, że nie wykorzystuje wejść i odpowiedzi do trenowania modeli bez wyraźnej zgody klienta. Administrator potwierdził aktywację Zero Data Retention, która wyłącza przechowywanie wejść i odpowiedzi do monitorowania niezawodności i nadużyć. Transfer jest objęty dodatkiem DPA i standardowymi klauzulami umownymi.
Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Grunwaldzkiej 186, 60-166 Poznań. PayU otrzymuje dane niezbędne do zainicjowania, uwierzytelnienia, rozliczenia, zwrotu i obsługi reklamacji płatności, w szczególności identyfikator zamówienia, kwotę, walutę, opis płatności i dane płatnika wymagane przez wybraną metodę. PayU przetwarza część danych jako odrębny administrator zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi.
Jeżeli dane miałyby trafić poza Europejski Obszar Gospodarczy, administrator zastosuje odpowiedni mechanizm prawny i poinformuje o dostępnych zabezpieczeniach. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy.
6. Jak długo przechowujemy dane
- treść DOCX, PDF i dane APD: przez czas bieżącego żądania; wynik oczekujący na aktywację Pakietu może być przechowywany wyłącznie w pamięci operacyjnej do 30 minut, bez trwałego zapisu;
- zdarzenia analityczne: przez okres ustawiony przez administratora, domyślnie 90 dni;
- dane zamówienia, status dostarczenia e-maila i rozliczeń: przez okres wymagany prawem podatkowym, rachunkowym lub potrzebny do obrony roszczeń;
- reklamacje i korespondencja: do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia;
- lokalna kolejka przekazywania poczty przychodzącej, jeżeli zostanie włączona: identyfikatory wiadomości i zdarzeń oraz status operacji, bez lokalnego zapisu treści i załączników; treść i załączniki są pobierane do pamięci na czas przekazania;
- dane bezpieczeństwa i wykorzystania kodów: przez okres potrzebny do ochrony przed nadużyciami i rozliczenia kampanii.
Okres przechowywania danych w Resend wynika z ustawień usługi i warunków dostawcy. Aktualne DPA Resend wskazuje przetwarzanie danych klienta przez czas obowiązywania umowy i usunięcie danych użytkowników klienta w ciągu 90 dni od zakończenia konta, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych dostawcy.
Po upływie retencji dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych oraz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Możesz też wycofać zgodę.
Żądanie wyślij na . Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Nie stosujemy decyzji wywołujących skutki prawne opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Status techniczny dokumentu jest informacją pomocniczą i nie decyduje o dopuszczeniu pracy przez uczelnię.
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy minimalizację danych, ograniczenie zakresu logów, kontrolę dostępu do panelu administratora, haszowanie kodów, limity żądań analitycznych oraz brak trwałego zapisu treści pracy w bazie. Przed publikacją serwis powinien działać wyłącznie przez HTTPS, z indywidualnymi sekretami produkcyjnymi, kopiami bezpieczeństwa i monitoringiem incydentów.
Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Podejrzenie incydentu zgłoś niezwłocznie na adres kontaktowy.
9. Użytkownicy niepełnoletni
Serwis jest przeznaczony dla osób przygotowujących dokument akademicki. Jeżeli Użytkownik nie ma zdolności do samodzielnego zawarcia danej umowy, powinien korzystać z serwisu za zgodą i przy udziale przedstawiciela ustawowego.
10. Aktualizacje dokumentu
Polityka może zostać zmieniona w razie zmiany funkcji, dostawców lub przepisów. Aktualna data obowiązywania jest widoczna na początku strony. Istotne zmiany dotyczące trwającej usługi zostaną zakomunikowane odpowiednim kanałem.